Augmenter les effets de votre séminaire

Etude de cas d'un séminaire itinérant

Les séminaires sont essentiels

  • Ils permettent d’échanger entre professionnels,
  • de former aux bonnes pratiques,
  • de se rencontrer ou de mieux se connaitre,
  • d’établir une vision stratégique.

Le premier challenge d’un séminaire réussi

La réussite d’un séminaire passe avant tout par l’attention dont fera preuve le public. Un public qui s’éteint, ce sont des messages qui se sont pas – ou très partiellement – reçus. Donc notre secret est d’arriver à impliquer les participants pour motiver leur intérêt aux activités.

Objectif principal: gagner en concentration pendant les conférences.

Assurer le lancement du séminaire est un point crucial. Mais il faut surtout tenir un rythme en structurant des points forts.

Cas pratique d’un séminaire international à Barcelone

Nous avions eu l’occasion de travailler avec Bemis à plusieurs reprises. Nous avions organisé par exemple une animation de table avec notre Dinner Game. L’année suivante Bemis avait choisi la ville de Barcelone pour son séminaire d’équipe.

Ils nous ont confié cet objectif d’envergure:

  • améliorer la transmission des messages,
  • augmenter la mémorisation de la proposition de valeur
  • ….

L’objectif secondaire allait de soi: faire découvrir le centre ville

Barcelone est une ville captivante qui méritait d’être présentée aux participants.

— Aline XXX, directrice de Bemis

Si cet objectif sembler couler de source, il n’est pourtant pas évident. Nombre de séminaire internationaux sont tellement serrés dans leur timing qu’il est souvent impossible de pouvoir visiter le lieu d’accueil.

Sa mise en place n’est pas pour autant si évidente. En effet, nombre de participants à ces séminaires ne voient que les murs bétonnés de l’aéroport, du centre de séminaire et de leur hôtel. C’est que le planning est souvent très chargé.

Notre solution: changer la dynamique du séminaire !

  • Augmenter la diversité des lieux de conférences;
  • Réduire le public pour chaque session;
  • Entrecouper le travail et la réflexion par des moments d’échange et de découverte ludiques

Comment avons-nous opéré pour ce séminaire international?

Concrètement, nous avons réservé 4 lieux différents dans le centre-ville que nous avons également transformé en terrain de jeu (voir notre activité Urban Game) et renversé la dynamique.

Des speakers à la rencontre des participants :

Ce ne sont plus les speakers qui viennent rencontrer le public qui les attend dans un lieu unique, mais bien le public, réparti en groupes, qui vient rejoindre chaque speaker qui les attend dans l’un des lieux définis.

Bemis - Arrival

Du rythme assuré par des ballades :

A chaque heure, une nouvelle conférence de 20 à 30 minutes.

Entre les conférences, une balade ludique de découverte dans la ville durant laquelle chaque équipe a l’occasion de marquer les points pour gagner le trophée rendu en fin de journée.

Bemis - Urban Game - Bicycle

Les promenades de découverte de la ville étant un prétexte pour amener les équipes d’un lieu de conférence à un autre tout en prenant l’air.

Bemis - Urban Game

En route vers une activité avec le sourire.

La journée s’est déroulée de la sorte:

  • avec un public plus concentré lors des sessions de travail,
  • plus détendu dans l’ensemble,
  • qui a pu découvrir une ville
  • et surtout mieux se connaitre.

Le diner du soir : le moment pour rassembler tout le monde

Le soir, lors du diner, les photos et vidéos prises par les équipes lors de leurs escapades ont été diffusées et les prix ont été remis en conséquence.

Un excellent ice-breaker pour redémarrer la soirée.

La question du coût de l’évènement se pose

En effet, on multiplie les lieux de conférence, donc on doit forcément multiplier les couts ?

Pas forcément : les lieux sont également plus petits, puisque le groupe est réparti.

L’avantage est double puisqu’il permet de détourner les lieux plus informels (donc souvent plus inattendus, plus chaleureux, plus conviviaux) et de réduire le budget de chaque lieu.

Vous aussi vous voulez proposer ou vivre un séminaire ‘nouvelle génération’, gagner en efficacité tout en découvrant une ville, contactez-nous !

Florilège des bons moments